Onboarding inteligente con Copilot integrado en Microsoft Viva: productividad desde el día uno
Modernización completa del proceso de incorporación de nuevos empleados con un asistente de IA basado en Copilot que guía, responde y conecta al nuevo empleado durante sus primeras semanas.
¿Cuál era el desafío?
El proceso de onboarding era una experiencia fragmentada y manual: el nuevo empleado recibía decenas de correos con documentos adjuntos, tenía que solicitar accesos a múltiples sistemas por separado, no sabía a quién preguntar para cada tema y tardaba de media 6 semanas en sentirse autónomo en su puesto.
El equipo de RRHH, compuesto por 8 personas, dedicaba el 35% de su tiempo a gestionar el proceso de incorporación: coordinar con IT, responder las mismas preguntas una y otra vez, hacer seguimiento de la firma de documentos y organizar las sesiones de bienvenida. Con un crecimiento del 25% anual en plantilla, el proceso se estaba volviendo insostenible.
Adicionalmente, las encuestas de experiencia del empleado mostraban que el onboarding era el punto de mayor insatisfacción en el ciclo de vida del empleado, con un NPS de -12 en las encuestas de los primeros 90 días. Los nuevos empleados se sentían desorientados, solos y sin una guía clara durante sus primeras semanas.
¿Qué hicimos?
Diseñamos una solución de onboarding integral basada en tres componentes de Microsoft: SharePoint como hub de información del empleado, Microsoft Viva como capa de experiencia y Copilot Studio como motor del asistente inteligente.
El portal de onboarding en SharePoint centraliza toda la información que el nuevo empleado necesita: guías de la empresa, organigrama interactivo, directorio de personas, procedimientos internos, beneficios, catálogo de formación y accesos a los sistemas. El portal se personaliza automáticamente según el perfil, departamento y ubicación del nuevo empleado.
El agente de onboarding con Copilot Studio, accesible desde Teams, actúa como guía personal del nuevo empleado durante las primeras 4 semanas. El agente tiene acceso al contenido del portal de SharePoint, la base de conocimiento de RRHH y los datos del organigrama, y puede responder en lenguaje natural cualquier pregunta sobre la empresa, procesos y herramientas. También gestiona el flujo de firma de documentos, recuerda al empleado las tareas pendientes y facilita presentaciones automáticas con los miembros clave del equipo.
Viva Connections sirve como puerta de entrada en Teams, con un dashboard personalizado del onboarding que muestra el progreso, las tareas pendientes, los próximos eventos y los contactos clave del empleado. Viva Learning proporciona el itinerario formativo personalizado integrado directamente en el flujo de trabajo del empleado.
Automatizamos el 80% del proceso administrativo con Power Automate: solicitudes de acceso a sistemas, provisión de equipamiento, firma digital de documentos y notificaciones automáticas a los diferentes departamentos implicados en el onboarding.
TECNOLOGÍAS UTILIZADAS
Microsoft Copilot Studio · Microsoft Viva · Viva Connections · Viva Learning · SharePoint · Power Automate · Microsoft Teams · Copilot for M365
¿Qué logramos juntos?
El tiempo medio de onboarding pasó de 6 semanas a 2,5 semanas. Los nuevos empleados declaran sentirse autónomos y productivos en su puesto en la mitad de tiempo gracias al asistente de Copilot que responde sus preguntas al instante y al portal centralizado que elimina la búsqueda de información dispersa.
El volumen de preguntas dirigidas al equipo de RRHH durante el onboarding se redujo un 60%. El asistente de Copilot resuelve de forma autónoma el 78% de las consultas de los nuevos empleados, y solo escala a una persona de RRHH cuando la pregunta requiere intervención humana o cuando el empleado lo solicita explícitamente.
La satisfacción medida en las encuestas de los primeros 90 días pasó de un NPS de -12 a +47. Los nuevos empleados destacan especialmente la sensación de acompañamiento desde el primer día y la facilidad para encontrar información y conectar con sus compañeros. El equipo de RRHH recuperó el 35% de su tiempo, que ahora dedica a iniciativas de mayor valor.
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